Zahlungen mit dem Handy annehmen

Dass Smartphones längst mehr sind als bloße Kommunikationsgeräte, ist kein Geheimnis. Doch dass du mit deinem Handy oder Tablet komplette Kassensysteme ersetzen kannst, mag zunächst futuristisch klingen.

SoftPOS – kurz für „Software Point of Sale“ – macht genau das möglich. Ohne zusätzliche Hardware verwandelst du dein Smartphone in ein Kartenterminal und nimmst Zahlungen im Handumdrehen an. Für Food‑Trucks, Pop‑Up‑Stände, Tattoo‑Studios oder Wochenmärkte ist das eine echte Revolution, denn du bleibst mobil und sparst Anschaffungskosten.

Das Beste daran: Fast jeder Gast hat bereits eine kontaktlose Zahlungslösung in der Tasche, und digitale Bestellsysteme steigern den Umsatz deutlich.

 

1. Was bedeutet SoftPOS?

SoftPOS ist eine App‑basierte Lösung, die dir erlaubt, Kartenzahlungen und Wallet‑Zahlungen auf deinem Handy zu akzeptieren. Statt eines separaten Kartenlesers nutzt dein Gerät seine NFC‑Schnittstelle, um Kartendaten oder mobile Wallet‑Informationen auszulesen. Nach der Registrierung bei einem Zahlungsanbieter kannst du sofort Zahlungen entgegennehmen.

SoftPOS erfüllt dieselben Sicherheitsstandards wie herkömmliche Terminals: Daten werden verschlüsselt übertragen und vor Zugriff Unbefugter geschützt.

Die wichtigsten Komponenten:

• NFC‑Technologie: Near Field Communication überträgt Daten über kurze Distanzen. Hält deine Kundschaft ihre Karte oder ihr Smartphone in die Nähe deines Geräts, baut NFC eine sichere Verbindung auf.
• Tokenisierung: Um sensible Daten zu schützen, wird die Kartennummer in einen „Token“ umgewandelt. Dieser Token ist nur für diese Transaktion gültig und kann nicht missbraucht werden.
• App‑basierte Software: Du installierst eine App, meldest dich an und legst deine Produkte sowie Preise an. Ab dann werden alle Transaktionen von der App gesteuert, ausgewertet und an dein Bankkonto weitergeleitet.
• Zertifizierte Sicherheit: SoftPOS‑Anbieter müssen strenge Sicherheitsanforderungen erfüllen. Nur zertifizierte Apps dürfen Kartendaten verarbeiten.

 

Mittlerweile bieten auch viele Anbieter praktische, kleine NFC-Geräte an die Kartenzahlungen entgegen nehmen, damit du nicht extra ein Handy kaufen musst oder dein privates Smartphone zur Abrechnung mit deinen Kollegen teilen musst.

 

links: SoftPOS Karten-Gerät , rechts: Smartphone mit Tap-to-Pay App

2. Warum SoftPOS dein Business verändert

Geringe Einstiegskosten: Herkömmliche Kartenterminals kosten Anschaffungspreis, Wartung und manchmal monatliche Gebühren. Bei SoftPOS entfallen diese Investitionen, weil dein Smartphone die Hardware ersetzt. Du zahlst meist nur eine Gebühr pro Transaktion, ohne Fixkosten. Unser typo.00 SoftPOS ist ebenfalls kostenlos. Du verwandelst dein Smartphone in ein Tap-to-Pay system und kannst mit deinem Handy Kartenzahlungen entgegen nehmen. Alle Rechnungen und Belege werden digital festgehalten und sind mit deinen Kunden jederzeit teilbar.

Flexibel und mobil: Egal, ob du als Food‑Truck täglich den Standort wechselst, auf Festivals verkaufst oder in einem Tattoo‑Studio arbeitest: SoftPOS ist immer dabei. Du benötigst lediglich dein Handy. Einige Apps speichern Transaktionen offline und synchronisieren sie später – ideal für Locations mit schwachem Netz.

Schnelle Einrichtung: Die Registrierung dauert in der Regel nur wenige Minuten. Nach dem Download der App und der Identitätsprüfung bist du startklar. Produkte können per CSV hochgeladen oder direkt in der App angelegt werden.

Skalierbar für jeden Betrieb: Du beginnst mit einem Gerät und kannst je nach Bedarf weitere Smartphones oder Tablets hinzufügen, Mitarbeiterrechte vergeben und Umsätze getrennt auswerten. So wächst das System mit deinem Business.

 

3. So richtest du SoftPOS Schritt für Schritt ein

a) Das passende Gerät wählen

Besorge ein Android‑ oder iOS‑Gerät mit NFC‑Funktion. Der Bildschirm sollte groß genug sein, um Beträge und Produkte komfortabel einzugeben. Achte auf einen guten Akku oder nutze externe Ladegeräte. Besonders bei Food‑Trucks und Marktständen sind Powerbanks ein Muss.

b) Den richtigen Anbieter finden

Es gibt zahlreiche SoftPOS‑Lösungen. Vergleich die Konditionen, bevor du dich entscheidest. Wichtige Kriterien:

• Transaktionsgebühren: Manche Anbieter berechnen einen festen Prozentsatz, andere bieten Staffelpreise abhängig vom Umsatzvolumen.
• Unterstützte Zahlungsarten: Prüfe, ob Kreditkarten, EC‑Karten, Apple Pay, Google Pay und internationale Dienste wie WeChat Pay unterstützt werden. Für Shops oder Dienstleister mit internationalen Kund:innen ist das besonders wichtig.
• Integration: Wenn du schon ein Online‑Bestellsystem oder eine Warenwirtschaft nutzt, sollte der Anbieter API‑Schnittstellen bereitstellen. Das ist ein nice-to-have, aber kein Muss um loszulegen.
• Kundenservice und Support: Guter Support ist Gold wert. Achte darauf, dass Schulungen, Tutorials und ein schneller Kundendienst angeboten werden.

 

c) Anmeldung und Verifizierung

Der Registrierungsprozess erfordert einige Unterlagen:

• Firmendaten: Manchmal wird ein Handelsregisterauszug erfragt, aber meistens reicht schon eine Steuernummer und Kontoverbindung für die Auszahlung deiner Einnahmen.
• Identitätsprüfung: Der Anbieter überprüft deine Identität. Das KYC-Verfahren (Know-Your-Customer) ist mittlerweile überall Pflicht. Das dauert in den meisten Fällen aber nur wenige Stunden. 
• Zahlungseinstellungen: Du kannst definieren, wann deine Einnahmen überwiesen werden – täglich, wöchentlich oder monatlich. Bei vielen Anbietern sind mehrfache, manuelle Auszahlungen auf dein Bankkonto Zahlungspflichtig, bei uns nicht.

 

d) App installieren und konfigurieren

Lade eine App vom Anbieter herunter, logge dich ein und lege deine Produkte an. Viele Apps bieten praktische Funktionen:

• Artikelverwaltung: Produkte, Preise, Steuersätze und Varianten lassen sich anlegen. Fotos helfen dir und deinem Team, den Überblick zu behalten.
• Mitarbeiterebenen: Lege Rollen an, damit jede Person nur die Funktionen nutzt, die sie braucht. So können etwa Bedienungen kassieren, ohne Zugriff auf Berichte zu haben.
• Berichte und Auswertungen: Analysiere deine Umsätze nach Tag, Produkt oder Mitarbeitenden. Trinkgelder werden separat ausgewiesen.

 

e) Testen und loslegen

Bevor du richtig durchstartest, empfiehlt es sich, eine Testtransaktion durchzuführen. So lernst du den Ablauf kennen und kontrollierst, ob alles funktioniert. Teste auch Stornierungen und Rückerstattungen sowie die Trinkgeldoption.

f) Integration in den Arbeitsalltag

Ein SoftPOS entfaltet seine Stärke, wenn es Teil deines gesamten Systems wird. Du solltest zumindest daran denken, dass dein Unternehmen in Zukunft wachsen an und solltest deshalb schauen, dass du dir einen Anbieter suchst, der mehrere Lösungen in einem System und einer App anbietet. 

Hier sind einige Erweiterungen die praktisch sind:

• Online‑Bestellsystem und Abholung: Kunden bestellen und bezahlen online, holen ihre Bestellung ab und du kassierst nur noch das Trinkgeld vor Ort.
• Kassensystem: Ein vollwertiges Kassensystem mit Lade und Bildschirm zur Verwaltung von Tischen, Bestellungen und Abrechnungen.
• QR‑Bestellung für Lokale: Gäste scannen einen QR‑Code am Tisch, bestellen per Smartphone und bezahlen beim Servicemitarbeiter per Tap‑to‑Pay.
• Tisch- und Platzverwaltung: Für Restaurants mit Sitzplätzen lassen sich Bestellungen Tischnummern zuordnen. Zahlungen können aufgeteilt oder zusammengefasst werden.
• Self-Serve Kiosk & Terminals: Stelen oder Tablets an denen dein Kunde selbst bestellen und bezahlen kann.

 

 

4. SoftPOS versus klassisches Kartenterminal

Kriterium	Klassisches Terminal	SoftPOS
Kosten	Kauf oder Leasing, Wartungsgebühren	Keine Anschaffungskosten, nur Transaktionsgebühren
Mobilität	Stationär oder mobil mit Zusatzhardware	Vollständig mobil mit Smartphone
Funktionen	Oft begrenzt auf Zahlungen	Umfangreiche Features per App-Updates, Integration in Bestellsysteme
Sicherheit	Zertifizierte Hardware	Zertifizierte Software, gleicher Sicherheitsstandard
Wartung	Regelmäßige Updates durch Hersteller	Updates über App‑Stores, kaum Hardwareverschleiß

In vielen Betrieben lohnt sich eine Kombination: Ein stationäres Terminal für den Thekenbereich und SoftPOS für mobile Einsätze wie Terrasse, Food‑Truck oder Festival.

 

5. Sicherheit und Vertrauen

Karten- und Walletdaten gehören zu den sensibelsten Informationen. Deshalb gelten auch für SoftPOS strenge Sicherheitsauflagen:

• Zertifizierung: SoftPOS‑Anbieter müssen die Anforderungen der Kreditkartenorganisationen erfüllen und werden regelmäßig geprüft. Ohne Zertifizierung darf keine App Zahlungen annehmen.
• Verschlüsselung: Alle Daten werden über sichere Kanäle übertragen. Die App trennt den Zahlungsbereich vom Rest des Betriebssystems, sodass andere Apps keinen Zugriff haben.
• Regelmäßige Updates: Halte dein Smartphone und die SoftPOS‑App aktuell. Updates schließen Sicherheitslücken und bringen neue Funktionen.

 

Viele Kund:innen sind überrascht, wenn du mit deinem Telefon kassierst. Erkläre kurz, dass diese Lösung zertifiziert und sicher ist. Ein Hinweis auf PCI DSS oder andere Standards schafft Vertrauen. Sichtbare Zertifikate auf deiner Website oder am Stand tragen ebenfalls zum Vertrauen bei.

 

6. Beispiele aus der Praxis

Street‑Food‑Truck:
Ein Burger‑Truck nutzt SoftPOS, um jede Bestellung schnell abzuwickeln. Der Betreiber hat das Menü samt Extras in der App angelegt und kassiert in Sekundenschnelle. Während andere Trucks noch Wechselgeld zählen, hat er schon die nächste Bestellung vorbereitet. Er akzeptiert EC‑Karten, Kreditkarten, Apple Pay und Google Pay. Dank der schnellen Abwicklung ist die Warteschlange kürzer und der Umsatz höher.

Friseure & Salons:
Viele Salons profitieren von der unkomplizierten Zahlungsabwicklung mit dem Handy oder einem SoftPOS Kleingerät, da keine großen Anschaffungen nötig sind die die Einrichtung und Infrastruktur der Lokale belasten. Vorallem praktisch bei Hausbesuchen!

Tattoo‑Studio:
Tätowierer:innen nutzen SoftPOS, um neben Visa und Mastercard auch American Express, WeChat Pay und UnionPay anzunehmen. Viele internationale Gäste zahlen lieber digital. Sie geben Trinkgeld über das Display und erhalten die Quittung direkt per E‑Mail. Termine werden online gebucht, Anzahlungen automatisch über das Kassensystem verwaltet.

Wochenmarktstand:
Eine Betreiberin verkauft Bio‑Gemüse und nimmt ihr Handy zum Kassieren. Durch SoftPOS muss sie kein Bargeld horten. Auch in ländlichen Regionen ohne stabiles Netz kann sie offline verkaufen und synchronisiert die Daten später zu Hause. Darüber hinaus nutzt sie die Artikelverwaltung, um ihre saisonale Ware einfacher zu organisieren.

Pop‑Up‑Store:
Eine junge Modemarke öffnet für zwei Wochen einen Shop. Anstatt Verträge für teure Kassen abzuschließen, nutzen die Betreiber:innen SoftPOS. Sie akzeptieren Kartenzahlungen, verarbeiten Retouren und stellen digitale Quittungen aus. Nach der Aktion deaktivieren sie die App – ohne Verpflichtungen.

Taxi:
Viele Taxifahrer kämpfen gegen die großen Fahrernetzwerke in Großstädten an. Zahlungen im Taxi mit dem Handy annehmen ist für viele Fahrer ein einfacher Schritt um den Gästen einen besseren Service zu bieten und es vorallem auch Touristen in deiner Stadt zu ermöglichen mit den gewohnten Zahlungsmethoden für Ihre Fahrten zu zahlen.

 

7. SoftPOS und andere digitale Tools

SoftPOS ist nur ein Teil des digitalen Ökosystems. Richtig integriert, öffnet es dir neue Möglichkeiten:

• Self‑Order‑Terminals und QR‑Bestellungen: In Schnellrestaurants geben Gäste ihre Bestellung an einem Terminal auf und bezahlen später beim Servicemitarbeiter per SoftPOS.
• Warenwirtschaft: SoftPOS kann mit deiner Lagerverwaltung verbunden werden. Verkäufe werden automatisch abgezogen, Bestände aktualisiert und du erhältst Benachrichtigungen bei niedrigem Vorrat.
• Buchhaltung und Reporting: Transaktionsberichte können automatisch an die Buchhaltungssoftware oder deinen Steuerberater geschickt werdentypo00.com. Du sparst Zeit und vermeidest Fehler.
• CRM und Marketing: In einigen Apps kannst du Kundendaten (nach Zustimmung) erfassen und sie für Newsletter oder Treueprogramme nutzen. So baust du Kundenbindung auf.

 

Oft ist ein SoftPOS ein barrierefreier Einstieg in ein digitales Ökosystem, dass natürlich mit deinem Lokal wachsen kann ohne dir Kopfschmerzen zu bereiten. Sobald du dich mit der App einmal anvertraut hast, wird es dir leichter fallen dein System bei Bedarf zu erweitern.

 

8. Best Practices für eine reibungslose Nutzung

• Stabile Verbindung: Nutze mobiles Internet oder WLAN, aber denke an Gebiete mit schwacher Versorgung. Eine App mit Offline-Funktion schützt dich vor Ausfällen.
• Powerbanks bereithalten: Gerade bei langen Events ist ein zusätzlicher Akku wichtig, damit dein Gerät nicht schlappmacht.
• Leserfreundliche Displays: Richte die App so ein, dass deine Gäste den Betrag klar sehen können. Drehe das Gerät zu ihnen, damit sie den Bezahlvorgang verfolgen können.
• Transaktionsnachweise: Biete digitale Belege per E-Mail oder SMS an. Viele Gäste schätzen papierlose Lösungen. Zudem sparst du Druckkosten und schonst die Umwelt.
• Team schulen: Nimm dir Zeit, dein Team einzuweisen. Je sicherer sie im Umgang mit SoftPOS sind, desto reibungsloser läuft der Service.

 

9. Fragen, die häufig gestellt werden

Brauche ich ein spezielles Smartphone?
Du brauchst lediglich ein Gerät mit NFC‑Chip und einem aktuellen Betriebssystem. Die meisten Smartphones ab der mittleren Preisklasse sind geeignet.

Sind SoftPOS-Zahlungen sicher?
Ja. SoftPOS‑Apps erfüllen die gleichen Sicherheitsstandards wie physische Terminals und sind zertifiziert. Der Datenverkehr ist verschlüsselt, und sensible Informationen werden nicht dauerhaft gespeichert.

Was kostet mich SoftPOS?
Die Kosten hängen vom Anbieter ab. In der Regel fällt eine prozentuale Gebühr pro Transaktion an. Es gibt oft keine Miet- oder Anschaffungskosten wie bei traditionellen Terminals.

Funktioniert das auch offline?
Viele SoftPOS‑Apps können Transaktionen vorübergehend offline speichern und später übertragen. Das ist wichtig für Festivals, Märkte oder Orte mit schwachem Netz.

Kann ich Trinkgeld annehmen?
Ja. Die meisten SoftPOS‑Lösungen bieten eine Trinkgeldfunktion. Kund:innen wählen einen Betrag oder einen Prozentsatz aus, und das Trinkgeld wird separat ausgewiesen.

Kann ich auch QR‑Codes nutzen?
Ja. Viele Anbieter ermöglichen es, QR‑Codes für Bestellungen zu generieren oder sogar QR-Zahlungen anzunehmen. So verbindest du Online-Bestellung und Payment nahtlos.

Kann ich auch Bezahl-links per E-Mail oder SMS schicken?
Ja, mit typo.00 und unseren typo.PAY Lösungen kannst du deinen Kunden auch ganz einfach einen Bezahl-Link schicken. Mit dem gelangt dein Kunde dann zu einem Abrechnungsportal und kann dort mit wenigen Klicks seine Rechnung bezahlen.

 

Fazit: SoftPOS bringt dein Business nach vorn

SoftPOS ist kein Trend, sondern eine zukunftsweisende Lösung, die kleinen und mittleren Unternehmen ein professionelles und flexibles Zahlungssystem an die Hand gibt. Mit deinem Smartphone verwandelst du jeden Verkaufsort in eine Kasse, sparst dir die Anschaffung teurer Geräte und bietest deinen Gästen ein modernes Einkaufserlebnis.

Ob Food‑Truck, Tattoo‑Studio oder Marktstand – Ein gutes SoftPOS passt sich deinen Bedürfnissen an und lässt sich in bestehende Systeme integrieren. In einer Welt, in der kontaktloses Bezahlen zur neuen Normalität geworden ist und digitale Bestellsysteme den Umsatz steigern, ist SoftPOS der logische nächste Schritt. Nutze die Vorteile, bleib flexibel und mach dein Business fit für die Zukunft.