Hand aufs Herz: Wenn du Begriffe wie „Kassensicherungsverordnung“ oder „DSFinV-K“ hörst, bekommst du wahrscheinlich nicht sofort gute Laune. Eher Schweißperlen auf der Stirn, oder? Das geht vielen so. Egal ob du ein Café betreibst, mit dem Foodtruck unterwegs bist oder ein Tattoo-Studio führst; das Finanzamt schaut genau hin.
Aber keine Panik. Steuerliche Anforderungen an Kassensysteme wirken oft komplizierter, als sie sind. Wenn du die Grundprinzipien einmal verstanden hast, kannst du dein Setup rechtssicher aufbauen und entspannt bleiben, wenn sich der Prüfer ankündigt.
Kleiner Disclaimer vorab: Dieser Artikel dient deiner Orientierung, ersetzt aber keine steuerliche Rechtsberatung. Sprich bei Details bitte immer mit deiner Steuerberatung.
Ganz simpel gesagt: Die Behörden wollen unveränderbare, vollständige und zeitnah erfasste Daten sehen. Jedes Bier, das über die Theke geht, und jeder Haarschnitt muss sich lückenlos nachvollziehen lassen, vom Tippen auf dem Display bis zum Export für die Prüfung.
Dabei gelten vier unverrückbare „Leitplanken“:
Nachvollziehbarkeit: Jede einzelne Buchung ist identifizierbar und rückverfolgbar.
Unveränderbarkeit: Einmal gespeichert, darf nichts mehr klammheimlich manipuliert werden.
Vollständigkeit: Keine Lücken! Stornos, Anzahlungen oder Trinkgelder: Alles muss rein.
Zeitnähe: Buche sofort, nicht erst Tage später. Auch Tagesabschlüsse müssen schlüssig sein.
Damit du mit Kassenanbietern und Prüfern auf Augenhöhe sprechen kannst, klären wir mal die drei wichtigsten Begriffe.
Die GoBD regeln, wie du deine digitalen Aufzeichnungen führen musst. Für dich heißt das in der Praxis vor allem:
Du brauchst eine Verfahrensdokumentation (dazu gleich mehr).
Deine Daten müssen maschinell auswertbar sein.
Du musst alles protokollieren: Wer hat wann was storniert und warum?
Aufbewahrung: In der Regel 10 Jahre, sicher und lesbar.
Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) schreibt vor, dass elektronische Kassen eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) brauchen. Die TSE ist quasi der digitale Notar deiner Kasse. Sie signiert jeden Vorgang (Start, Daten, Ende) kryptografisch. Das sorgt dafür, dass nachträgliche Manipulationen sofort auffallen würden.
Es gibt zwei Varianten:
Hardware-TSE: Ein Stick oder eine Box direkt am Gerät.
Cloud-TSE: Ein Dienst über das Internet. Das ist oft praktischer, wenn du viele Geräte hast oder mobil bist.
Das ist die „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“. Klingt trocken, ist aber extrem wichtig. Es ist genau das Format, das der Betriebsprüfer von dir haben will. Ein gutes Kassensystem spuckt diesen Export auf Knopfdruck aus. Wichtige Inhalte sind Stammdaten, Transaktionen, Zahlarten und TSE-Protokolle.
Nein! Du bist zwar verpflichtet, für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg anzubieten. Aber: Digital ist absolut okay (wenn der Kunde zustimmt).
Ein QR-Code zum Scannen oder ein Beleg per E-Mail spart dir Papier, Geld und erleichtert die Aufbewahrung. Papier ist nur noch nötig, wenn der Gast es explizit wünscht oder es für deinen Ablauf (z. B. in der Küche) sinnvoll ist.
Viele haben eine TSE, aber keine Verfahrensdokumentation. Das ist ein Fehler. Sie ist quasi das „Betriebshandbuch“ deiner Kasse. Darin steht kurz, verständlich und aktuell:
Wer macht was mit welchem System?
Wie werden Daten gespeichert und archiviert?
Was passiert bei Stromausfall oder Internetausfall (Notfallprozesse)?
Tipp: Eine schlanke, aktuelle Dokumentation schlägt eine lange, veraltete Vorlage.
Du bist auf Festivals unterwegs oder betreibst einen Pop-up-Store? Auch hier gelten die Regeln. Gerade mobil sind Cloud-TSEs oft die bessere Wahl. Wichtig ist hier ein System, das einen Offline-Puffer hat. Falls das Netz auf dem Festivalgelände mal weg ist, zeichnet der Puffer die Vorgänge zwischen, bis das Netz wieder stabil ist.
Die Finanzverwaltung darf unangekündigt erscheinen und Einblick in die Kasse verlangen (Kassen-Nachschau). Wer dann Export und Doku nicht zügig vorlegen kann, produziert vermeidbaren Stress.
Damit du entspannt bleibst, solltest du folgende Dinge (digital oder physisch) immer griffbereit haben. Das ist dein „Sofort-Ordner“:
Verfahrensdokumentation (aktuell).
Nachweise zur TSE (Zertifikate, Statusberichte).
Letzte DSFinV-K-Exporte (z. B. vom letzten Quartal).
Kassenberichte / Z-Bons (lückenlos und zeitnah).
Notfallplan (dokumentiert und Team gebrieft).
Rechtskonform zu arbeiten heißt nicht, dass du dich verbiegen musst. Es heißt nur, dass du konsequent bist. Wenn du ein modernes System mit TSE, sauberem Export und digitaler Beleglogik nutzt, bist du prüfbereit.
Digital zuerst (Belege, Exporte, Archiv) spart dir Zeit und Fehler. Bau dir deinen „Sofort-Ordner“, übe einmal den Export und widme deine Energie dann wieder dem, was Umsatz bringt: deinem Produkt und deinen Gästen.
Wichtiger rechtlicher Hinweis: Wir sind Experten für Kassensoftware, aber keine Steuerprüfer. Dieser Artikel dient reinen Informationszwecken. Um auf Nummer sicher zu gehen, frage bei konkreten Anliegen bitte direkt bei deinem zuständigen Finanzamt oder deiner Steuerberatung nach!
