Die ERiC-Meldepflicht für Kassendaten ist seit dem 1. Januar 2025 scharfgestellt, und 2026 wird sie konsequenter durchgesetzt. Wer eine elektronische Kasse mit TSE betreibt, muss diese mitsamt aller Detailangaben elektronisch an das Finanzamt melden.
Wer das versäumt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro nach § 379 der Abgabenordnung. Trotzdem ist vielen Gastronomen unklar, was genau zu melden ist, bis wann und wie. Dieser Artikel räumt mit Unsicherheiten auf und zeigt, was du jetzt konkret tun musst, um auf der sicheren Seite zu sein.
ERiC steht für „Elster Rich Client“. Es ist die offizielle Schnittstelle der Finanzverwaltung, über die elektronische Steuerdaten übermittelt werden. Für Kassen wurde die Meldepflicht im § 146a Abs. 4 der Abgabenordnung verankert und über die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) konkretisiert. Gemeldet werden müssen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, dazu zählen praktisch alle modernen Kassensysteme in der Gastronomie.
Die Pflicht zur Mitteilung gab es formal schon länger, war aber bis 2024 ausgesetzt, weil die technische Infrastruktur fehlte. Seit 1. Januar 2025 ist die Mitteilung über das Elster-Verfahren möglich und damit verpflichtend. Eine vertiefte Einordnung in den größeren Rahmen findest du in unserem Beitrag zu den steuerlichen Anforderungen an Kassensysteme.
Betroffen sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme in deinem Betrieb. Dazu zählen stationäre Kassensysteme (Touchscreen-Kassen, PC-basierte Lösungen) und mobile Kassen (Tablet-Kassen, Handhelds). Auch Self-Service-Kioske mit Bezahlfunktion wie unter typo.SHOP sind meldepflichtig, ebenso Online-Bestellsysteme, sofern sie als elektronische Aufzeichnung gelten.
Wichtig: Die TSE-Module, also die Technischen Sicherheitseinrichtungen, müssen jeweils einzeln gemeldet werden. Wer mehrere Kassen mit mehreren TSEs betreibt, hat also pro Gerät und pro TSE eine eigene Meldung zu machen. Auch alte Geräte, die du außer Betrieb nimmst, müssen gemeldet werden, sobald du sie abschaffst oder ersetzt.
Die Fristen sind eng und werden gerne übersehen. Neue Kassen müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden, die Außerbetriebnahme ebenfalls innerhalb eines Monats nach Ende der Nutzung. Für Bestandsgeräte, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, lief die Frist am 31. Juli 2025 ab, wer das versäumt hat, muss umgehend nachholen.
Auch der Wechsel einer TSE und ein Standortwechsel sind jeweils innerhalb eines Monats als Änderung zu melden. Wer 2025 die Bestandsmeldung verpasst hat, ist 2026 in Verzug und sollte nicht warten, bis das Finanzamt fragt. Eine freiwillige Nachmeldung ist immer die bessere Variante als ein aufgedeckter Verstoss bei der nächsten Nachschau.
Die Datenmenge ist umfangreich, aber strukturiert. Pro Kasse beziehungsweise pro Aufzeichnungssystem brauchst du den Namen und die Steuernummer des Betriebs, die Art der Kasse (Hersteller, Modell, Software-Version), die Seriennummer der Kasse, das Datum der Anschaffung oder Inbetriebnahme sowie die Adresse der Betriebsstätte, an der die Kasse eingesetzt wird.
Dazu kommen die Angaben zur TSE, also Hersteller, Modell, Seriennummer und die Zertifizierungsnummer des BSI (z. B. BSI-K-TR-xxxx) sowie das Datum der Inbetriebnahme der TSE. Bei einer Außerbetriebnahme zusätzlich das Datum und der Grund. Wer mehrere Standorte mit mehreren Kassen betreibt, multipliziert sich diese Liste entsprechend. Bei einer Filiale mit vier Kassen sind also vier Meldungen plus die zugehörigen TSE-Daten fällig.
Alternativ können viele Kassenhersteller eine vorbefüllte Datei (XML im Standard der Kassen-Taxonomie) bereitstellen. Frag deinen Anbieter, ob er einen Export für die Elster-Meldung anbietet, das spart erheblich Tipparbeit.
Bei typo.CASH liegen alle relevanten Geräte- und TSE-Daten zentral im System. Du exportierst eine ERiC-konforme Übersicht und übergibst sie an dein Steuerbüro oder erfasst sie direkt in Elster. Bei einem Cloud-System wie typo.CASH ist auch der Wechsel der TSE oder die Außerbetriebnahme einer Kasse sauber dokumentiert, was die Meldung deutlich erleichtert.
Die Sanktionen sind ernst. § 379 Absatz 4 AO sieht für vorsätzliche oder leichtfertige Verstöße gegen die Mitteilungspflicht ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro pro Verstoß vor. Bei mehreren nicht gemeldeten Kassen kann sich die Summe schnell vervielfachen.
Schwerwiegender als das Bußgeld ist oft die indirekte Folge: Wer seine Kasse nicht gemeldet hat, fällt bei einer Kassen-Nachschau (§ 146b AO) sofort auf. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit einer vertieften Betriebsprüfung deutlich, mit allem, was dazugehört.
Selbstanzeige im weiteren Sinne: Melde unverzüglich nach. Die Finanzverwaltung wertet eine freiwillige Nachmeldung in der Regel milder als einen aufgedeckten Verstoß. Sprich vorher mit deinem Steuerberater, ob besondere Umstände vorliegen.
Diese kurze Liste ist die letzte Hürde vor dem nächsten Steuerjahr. Sie konzentriert sich auf das, was bei einer Nachschau zuerst auf den Tisch kommt.
Wer hier sieben mal nicken kann, hat das Thema im Griff. Bleibt ein Punkt offen, gehört er auf die nächste Steuerberater-Agenda, nicht in die Schublade.
Die ERiC-Meldepflicht ist kein optionaler Verwaltungsakt mehr, sie wird 2026 mit echten Bußgeldern durchgesetzt. Die gute Nachricht: Mit einem strukturierten Prozess und einem modernen, gut dokumentierten Kassensystem ist die Meldung in unter einer Stunde pro Standort erledigt.
Wer 2025 die Frist verpasst hat, sollte sofort nachmelden. Wer neu anschafft, muss die Ein-Monats-Frist sauber einhalten. Sprich mit deinem Steuerberater und stelle sicher, dass dein Kassensystem die nötigen Daten zentral bereitstellt.
Muss ich auch eine alte Kasse melden, die ich gerade ersetze?
Ja. Für die alte Kasse meldest du die Außerbetriebnahme, für die neue Kasse die Anschaffung. Beides binnen eines Monats nach dem jeweiligen Ereignis. Wer eine alte Kasse einfach entsorgt und nichts meldet, hat formal einen Verstoß begangen.
Macht mein Steuerberater die ERiC-Meldung automatisch?
Nicht automatisch. Viele Steuerberater übernehmen die Meldung als Service, aber sie brauchen dafür die vollständigen Daten von dir. Stimme das aktiv mit deinem Berater ab und kläre, wer die Meldung wann übernimmt. Verlasse dich nicht auf die stille Annahme, dass es schon irgendwer macht.
Was ist mit Cloud-Kassen, die keine eigene Hardware haben?
Auch Cloud-Kassen sind elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des Gesetzes und müssen gemeldet werden. Statt einer Hardware-Seriennummer ist hier die Lizenz- oder Mandanten-Kennung relevant. Die TSE wird in der Regel als Cloud-TSE gemeldet, mit eigenem BSI-Zertifikat.
Was gilt für Self-Service-Kioske?
Self-Service-Kioske mit Bezahlfunktion gelten als elektronisches Aufzeichnungssystem und sind meldepflichtig. Jeder Kiosk wird einzeln gemeldet, mit eigener Seriennummer und eigener TSE (oder Anbindung an eine zentrale Cloud-TSE). Wer den Einsatz dieser Geräte plant, findet eine Übersicht zu Setup und Nutzen im Artikel zum Self-Serve-Kiosk.
Wie lange muss ich die Meldebestätigung aufbewahren?
Die Übermittlungsprotokolle gehören zu den steuerrelevanten Unterlagen und sind 10 Jahre aufzubewahren, genauso wie Rechnungen und Buchführungsunterlagen. Bewahre sie idealerweise digital strukturiert nach Standort und Gerät auf, damit du sie bei einer Kassen-Nachschau sofort vorlegen kannst.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für die konkrete Anwendung in deinem Betrieb sollte ein Steuerberater den Einzelfall prüfen.
